Ile kosztuje jedna sprawa: zamówienie, zgłoszenie, wycena, faktura
Firmy znają koszt etatu, ale rzadko wiedzą, ile kosztuje jedno wpisane zamówienie, jedna odpowiedź na zgłoszenie albo jedna wycena. A to liczba, którą da się uczciwie zestawić z ceną automatyzacji, także wtedy, gdy ta jest podawana za sprawę. Poniżej gotowa tabela dla pięciu typowych spraw i czterech poziomów wynagrodzeń, a pod nią sposób, żeby w pięć dni roboczych policzyć własny koszt bez żadnego systemu.
- Koszt jednej sprawy to minuty pracy razy koszt godziny, podzielone przez 60. To liczba, którą da się zestawić z ceną automatyzacji, także wtedy, gdy ta jest rozliczana za sprawę.
- Mail obsługiwany przez 14 minut kosztuje 7,33 zł przy stawce 31,40 zł i 9,28 zł przy realnym koszcie godziny na płacy minimalnej w 2027 roku.
- Poniżej około dwóch minut pracy na sprawę nie ma czego oszczędzać i taki proces lepiej zostawić w spokoju.
Wzór, który mieści się w jednej linijce
Koszt jednej sprawy to liczba minut, które zajmuje człowiekowi, pomnożona przez koszt godziny jego pracy i podzielona przez 60. Trudność nie leży we wzorze, tylko w dwóch liczbach, które się do niego wstawia. Minuty trzeba zmierzyć, a nie ocenić z pamięci. Koszt godziny to nie stawka z umowy, tylko pełny koszt pracodawcy podzielony przez godziny faktycznie przepracowane.
Przy płacy minimalnej w 2027 roku, czyli 4 950 zł brutto, pracodawca płaci 5 963,77 zł miesięcznie. Po odjęciu 26 dni urlopu z 2 008 godzin roboczych zostaje 1 800, co daje 39,76 zł za każdą przepracowaną godzinę. Pełne wyliczenie, także dla wyższych pensji, jest w tekście o koszcie godziny pracy biurowej.
Tabela: koszt jednej sprawy przy czterech poziomach pensji
Wiersze to sprawy, które w firmach handlowych powtarzają się najczęściej, z czasem ręcznej obsługi jednej z nich. Kolumny to miesięczna pensja brutto osoby, która tę sprawę obsługuje. Jeśli Twoje czasy są inne, wstaw je do wzoru albo zmierz sposobem opisanym niżej.
| Sprawa i czas ręcznej obsługi | 4 950 zł brutto | 6 000 zł brutto | 7 500 zł brutto | 9 000 zł brutto |
|---|---|---|---|---|
| Faktura kosztowa, 3,5 min | 2,32 zł | 2,81 zł | 3,51 zł | 4,22 zł |
| Pytanie o status zamówienia, 6 min | 3,98 zł | 4,82 zł | 6,02 zł | 7,23 zł |
| Zamówienie z maila, 14 min | 9,28 zł | 11,24 zł | 14,06 zł | 16,87 zł |
| Reklamacja lub zwrot, 20 min | 13,25 zł | 16,06 zł | 20,08 zł | 24,10 zł |
| Wycena, 42 min | 27,83 zł | 33,73 zł | 42,17 zł | 50,60 zł |
Ten sam czternastominutowy mail policzony dwa razy: po stawce godzinowej 31,40 zł i po realnym koszcie godziny na płacy minimalnej w 2027 roku. Druga liczba jest tą, którą faktycznie płacisz.
Jak policzyć to u siebie w pięć dni
Jeśli nikt w firmie nie mierzy czasu obsługi, wystarczy tydzień i kartka albo arkusz. Pomiar robi osoba, która obsługuje proces, na bieżących sprawach.
Zdefiniuj sprawę. Ustal, czy liczysz pojedynczy mail, czy cały wątek, i w którym momencie sprawa jest zamknięta. Ta sama definicja przyda się później w umowie z każdym dostawcą.
Licz przez pięć dni roboczych. Każda sprawa to jedna kreska przy swoim typie. Pięć dni wystarcza, żeby złapać zwykły tydzień razem z poniedziałkowym szczytem.
Zmierz czas na próbce. Dla 20 kolejnych spraw każdego typu zapisz czas od otwarcia do zamknięcia, razem z szukaniem danych w systemie. Średnia z próbki jest dokładniejsza niż jakakolwiek ocena z pamięci.
Policz miesiąc. Liczbę spraw z tygodnia pomnóż przez 4,33, a wynik przez koszt jednej sprawy. To miesięczny koszt procesu, od którego liczy się każdą oszczędność.
Kiedy sprawa jest za tania, żeby ją automatyzować
Przy agencie rozliczanym za sprawę, od 1 zł za każdą obsłużoną, i założeniu, że agent sam zamyka 80% spraw, a pozostałe wracają do zespołu, rachunek zaczyna się opłacać tam, gdzie ręczna sprawa kosztuje więcej niż 1,25 zł. Przy koszcie godziny 39,76 zł to niecałe dwie minuty pracy. Proces złożony z krótszych czynności lepiej zostawić albo uprościć zwykłą regułą w systemie.
Powyżej tego progu różnica rośnie szybko. Weźmy 600 zamówień miesięcznie po 14 minut przy stawce 31,40 zł: dziś kosztują 4 396 zł. Po przejęciu procesu zespół obsługuje 120 wyjątków za 879,20 zł, opłata za 600 spraw to 600 zł, a w firmie zostaje 2 916,80 zł miesięcznie, czyli 35 001,60 zł rocznie. Ten sam rachunek możesz przeliczyć na swoich liczbach w kalkulatorze w cenniku.
Najczęstsze pytania
Jak policzyć koszt obsługi jednego zamówienia?
Pomnóż liczbę minut, które zajmuje wpisanie zamówienia, przez koszt godziny pracy i podziel przez 60. Przy 14 minutach i koszcie godziny 39,76 zł jedno zamówienie kosztuje 9,28 zł.
Jaki koszt godziny wstawić do wzoru?
Pełny koszt pracodawcy podzielony przez godziny faktycznie przepracowane, a nie stawkę z umowy. Dla płacy minimalnej w 2027 roku to 39,76 zł, dla pensji 7 500 zł brutto 60,24 zł.
Od ilu spraw miesięcznie warto liczyć automatyzację?
Liczy się iloczyn, nie sama liczba spraw. Proces, który zajmuje mniej niż 20 godzin miesięcznie, rzadko daje oszczędność wartą wdrożenia. Kilkaset spraw po kilkanaście minut to już kilka tysięcy złotych miesięcznie.