Jak wybrać firmę do wdrożenia AI: 10 pytań przed podpisaniem umowy
Oferty wdrożenia AI wyglądają podobnie: te same nazwy modeli, zbliżone obietnice oszczędności, podobne harmonogramy. Różnice widać dopiero w tym, co dostawca jest gotów zapisać w umowie. Poniżej dziesięć pytań, które warto zadać każdej firmie przed podpisaniem, razem z tym, jak wygląda dobra odpowiedź. Zadaj je także nam.
- Dobre pytania do dostawcy to takie, na które odpowiedź da się zapisać w umowie i sprawdzić po trzech miesiącach.
- Najważniejsze dotyczy ryzyka: kto ponosi koszt, jeśli wdrożenie nie da wyniku.
- Referencje z innej branży mówią mniej niż pilotaż na Twoich danych, za który płacisz dopiero od wyniku.
Cztery pytania o pieniądze i ryzyko
Kto płaci, jeśli to nie zadziała? Przy opłacie za projekt ryzyko jest po Twojej stronie: płacisz za zbudowanie, niezależnie od efektu. Przy rozliczeniu od wyniku koszt nieudanej budowy zostaje u dostawcy. Zapytaj wprost, który wariant dostajesz.
Jak liczony jest wynik i z czyich danych? Dobra odpowiedź to punkt odniesienia zmierzony przed startem, zapisana definicja sprawy i liczby czytane z Twoich systemów, nie z panelu dostawcy.
Co dokładnie jest na fakturze? Poproś o przykładową fakturę za miesiąc z 500 sprawami i za miesiąc z 50. Zobaczysz, czy jest abonament, minimum miesięczne albo opłata za poprawki.
Kto pokrywa koszty zewnętrzne? Modele, hosting, licencje na integracje. Te pozycje rosną z liczbą spraw, więc ich podział powinien być w umowie, a nie w ustaleniach na później.
Trzy pytania o dane i zgodność
Gdzie fizycznie będą przetwarzane dane? Region UE albo Twoja infrastruktura, z nazwą dostawcy modelu i zapisem, że dane nie służą do trenowania modeli. „W chmurze” nie jest odpowiedzią.
Do czego agent ma dostęp i co może zrobić sam? Lista systemów, uprawnienia ograniczone do jednego procesu i spisane progi, powyżej których decyduje człowiek.
Jakie dokumenty zostają po wdrożeniu? Umowa powierzenia, kwalifikacja systemu w AI Act, wypełniona lista kontrolna UODO i logi decyzji agenta, do których masz dostęp bez pytania dostawcy.
Trzy pytania o to, co będzie potem
Kto utrzymuje agenta, gdy zmieni się model albo proces? Modele są wycofywane i zastępowane nowymi, a procesy w firmie się zmieniają. Zapytaj, kto testuje agenta po każdej takiej zmianie i czy to dodatkowo kosztuje.
Co zostaje u nas, jeśli się rozstaniemy? Reguły decyzyjne, dokumentacja procesu i historia spraw powinny zostać u Ciebie. Zapytaj też o okres wypowiedzenia i o to, jak wygląda wyłączenie agenta.
Czy pokażecie to na naszych danych, zanim zapłacimy? Referencje pokazują, że dostawca coś już zrobił, ale u kogoś innego i na innych danych. Pilotaż na Twoim procesie z rozliczeniem od wyniku odpowiada na pytanie, które naprawdę Cię interesuje. Jedno z dwojga powinno przenosić ryzyko z Ciebie na dostawcę.
Jedyny test, który odróżnia odpowiedzi warte zaufania od pozostałych. Jeśli dostawca nie chce czegoś zapisać, to znaczy, że nie zamierza za to odpowiadać.
Jak odpowiadamy na te pytania my
Krótko, bo szczegóły są w cenniku i na stronie o zgodności. Agenta można kupić na dwa sposoby: z góry, za jednorazową cenę wdrożenia wycenianą po rozmowie, albo z rozliczeniem za sprawę. W wariancie za sprawę nie pobieramy opłaty za wdrożenie, abonamentu ani minimum miesięcznego. Płacisz od 1 zł za każdą sprawę obsłużoną przez agenta albo prowizję od oszczędności gotówkowej. Punkt odniesienia mierzymy przed startem i zapisujemy w umowie, a wynik liczymy z Twoich systemów, z dostępem tylko do odczytu. Pilotaż na jednym procesie trwa w tym wariancie 14 dni i odbywa się na Twoich danych.
Pozostałe odpowiedzi zależą od procesu, więc dostajesz je na piśmie po 30-minutowej rozmowie: listę systemów, zakres dostępu, podział kosztów zewnętrznych i warunki wyjścia. Tak samo wyceniamy usługi inne niż agent rozliczany za sprawę, czyli automatyzacje, oprogramowanie na zamówienie, szkolenia i przygotowanie procesów oraz danych: po rozmowie i przed startem prac.
Najczęstsze pytania
Na co zwrócić uwagę w umowie na wdrożenie AI?
Na definicję wyniku i sposób jego pomiaru, podział kosztów zewnętrznych, lokalizację danych, zakres uprawnień agenta oraz warunki wyjścia: co zostaje u Ciebie i jaki jest okres wypowiedzenia.
Czy brak referencji z mojej branży dyskwalifikuje dostawcę?
Nie musi. Referencje opisują cudzy proces i cudze dane. Więcej mówi pilotaż na Twoim procesie, pod warunkiem że ryzyko jego niepowodzenia ponosi dostawca, a nie Ty.
Ile powinien trwać pilotaż?
Tyle, żeby agent obsłużył rzeczywiste sprawy, a nie przykłady. U nas w wariancie rozliczenia za sprawę pilotaż na jednym procesie trwa 14 dni od podpisania umowy i kończy się liczbami zmierzonymi na tych samych definicjach co punkt odniesienia.