Obieg faktur kosztowych: rachunek dla biura rachunkowego
Weźmy biuro rachunkowe obsługujące około 120 klientów, w którym co miesiąc przez zespół przechodzi 4 200 dokumentów kosztowych: faktury zakupowe w PDF, skany, załączniki z maili i pliki z portali dostawców. Każdy ktoś musi otworzyć, odczytać, dopasować do kontrahenta, zdekretować według planu kont danego klienta i wprowadzić. Poniżej rozkładamy to na liczby. Zastrzeżenie od razu, to samo co zawsze: rachunek jest modelowy, zbudowany na typowych wartościach, a nie relacją z konkretnego wdrożenia — po to, żeby dało się go sprawdzić i podstawić własne dane.
- To rachunek modelowy zbudowany na typowych wartościach, a nie opis konkretnego biura.
- Przy 4 200 dokumentach po 3,5 minuty ręczny obieg kosztuje ok. 9 310 zł miesięcznie.
- Agent przejmujący 68% dokumentów zostawia zespołowi 78 h zamiast 245 h w miesiącu.
Punkt wyjścia: 4 200 dokumentów miesięcznie
Liczymy te same trzy wartości co zawsze: liczbę spraw, średni czas jednej i stawkę godzinową. Tutaj: 4 200 dokumentów, 3,5 minuty na dokument, 38 zł/h. Razem 245 godzin i 9 310 zł miesięcznie. Warto zauważyć, że sam odczyt danych z faktury to mniejsza część tego czasu — większość zajmuje dopasowanie kontrahenta, ustalenie właściwego konta i rozstrzyganie, czy dokument w ogóle należy do tego klienta.
Co agent robi z jednym dokumentem
Agent pracuje na tej samej skrzynce i tym samym systemie księgowym, których zespół używa dziś. Jeden dokument przechodzi przez cztery kroki:
Odczyt dokumentu. Wyciągnięcie danych z PDF-a lub skanu: sprzedawca, numer, daty, kwoty, stawki VAT, pozycje. Skany o słabej jakości trafiają do osobnej kolejki zamiast do zgadywania.
Dopasowanie kontrahenta i klienta. Powiązanie z kartoteką po numerze NIP, z uwzględnieniem tego, że ta sama firma bywa w bazie pod kilkoma nazwami. Brak jednoznacznego dopasowania to eskalacja, nie wybór najbliższego.
Dekretacja według reguł klienta. Przypisanie konta na podstawie historii dekretacji tego kontrahenta u tego klienta oraz reguł ustalonych z księgową. Przy nowym typie kosztu agent proponuje, ale nie przesądza.
Wprowadzenie lub kolejka do akceptacji. Dokument standardowy trafia do systemu z pełnym opisem. Wątpliwy ląduje w kolejce z gotową propozycją i wskazaniem, co wzbudziło wątpliwość.
Miesięczny czas pracy zespołu poświęcony na obieg faktur przed wdrożeniem i po nim, przy 4 200 dokumentach i 68% obsłużonych bez człowieka. Liczone łącznie z weryfikacją dokumentów eskalowanych.
Co się zmienia w liczbach
Przyjmijmy, że agent obsługuje samodzielnie 68% dokumentów. Zespołowi zostaje 1 344 dokumenty miesięcznie, czyli około 78 godzin zamiast 245 — 167 godzin wraca do pracy, na którą w sezonie nigdy nie ma czasu. Koszt obsługi jednego dokumentu spada z 2,22 zł do około 0,81 zł, a miesięczny koszt procesu z 9 310 zł do około 3 400 zł łącznie z kosztem systemu. W skali roku to około 71 000 zł przy jednym procesie.
Poza liczbami zmienia się rozkład pracy w miesiącu. Ręczny obieg kumuluje się przed terminami, więc pierwsze dni miesiąca to zwykle nadgodziny, a ostatnie — przestój. Agent pracuje równomiernie w miarę wpływania dokumentów, co spłaszcza szczyt bardziej, niż wynikałoby z samej oszczędności godzin.
Gdzie ten rachunek się nie sprawdza
Dwa miejsca. Pierwsze: jakość dokumentów wejściowych. Przy dużym udziale słabych skanów i zdjęć robionych telefonem udział spraw automatycznych spada wyraźnie poniżej 68% i realniej jest liczyć 45–55%. Drugie: liczba obsługiwanych klientów o nietypowych planach kont. Każdy z nich to osobny zestaw reguł dekretacji, a przy dużej liczbie małych klientów o indywidualnych zasadach nakład na ustalenie reguł rośnie szybciej niż oszczędność.
Jest też granica, której nie przekraczamy niezależnie od liczb: agent nie rozstrzyga kwalifikacji podatkowej w przypadkach wątpliwych. Przygotowuje dokument i propozycję, decyzję podejmuje księgowa. Odpowiedzialność zawodowa nie jest czymś, co da się oddać systemowi, i żaden rachunek oszczędności tego nie zmienia.
Najczęstsze pytania
Czym to się różni od zwykłego OCR-a?
OCR odczytuje treść dokumentu i na tym kończy. Największa część czasu w tym procesie to nie odczyt, tylko dopasowanie kontrahenta i dekretacja według reguł konkretnego klienta — czyli praca po odczycie. Agent wykonuje ten drugi krok i eskaluje, kiedy nie ma podstaw do rozstrzygnięcia.
Czy trzeba zmieniać system księgowy?
Nie. Agent łączy się z istniejącym systemem przez API, bazę danych lub pliki wymiany — również w przypadku starszych programów bez nowoczesnego interfejsu. Zespół pracuje w tych samych narzędziach co wcześniej.
Co z dokumentami, których agent nie rozpozna?
Trafiają do kolejki z informacją, co dokładnie było problemem: nieczytelny skan, brak dopasowania NIP-u, nowy typ kosztu. Księgowa rozstrzyga, a rozstrzygnięcie wraca do reguł, więc ten sam przypadek następnym razem zwykle nie wymaga już decyzji.