Ofertowanie u producenta: rachunek dla 380 zapytań miesięcznie
Weźmy producenta komponentów z czteroosobowym zespołem technicznym i około 380 zapytaniami ofertowymi miesięcznie. Każde wymaga przeczytania zapytania — często z rysunkiem lub specyfikacją w załączniku — dobrania pozycji z katalogu, sprawdzenia aktualnych kosztów materiału, przeliczenia i złożenia oferty. Poniżej rozkładamy to na liczby oraz pokazujemy, gdzie w tym procesie leży wartość, której nie widać w oszczędności godzin. Jak zwykle zastrzeżenie: to rachunek modelowy na typowych wartościach, nie relacja z konkretnego wdrożenia.
- To rachunek modelowy na typowych wartościach, nie opis konkretnego producenta.
- Przy 380 zapytaniach po 42 minuty ręczne ofertowanie kosztuje ok. 14 630 zł miesięcznie.
- Agent przygotowujący 71% ofert do akceptacji skraca miesięczny nakład z 266 h do 95 h.
Punkt wyjścia: 380 zapytań miesięcznie
Trzy liczby: 380 zapytań, 42 minuty na jedno, 55 zł/h dla zespołu technicznego. Razem 266 godzin i 14 630 zł miesięcznie. To sporo, ale prawdziwy koszt leży gdzie indziej: przy takim obciążeniu oferta wychodzi średnio po dwóch dniach, a część zapytań — zwykle tych najmniejszych — nie doczekuje się odpowiedzi wcale, bo zespół priorytetyzuje większe.
Jak agent przygotowuje ofertę
Agent nie wysyła ofert. Przygotowuje je do akceptacji — to rozróżnienie jest w tym procesie kluczowe, bo cena jest decyzją handlową, a nie wynikiem obliczeń.
Odczyt zapytania. Wyciągnięcie parametrów z treści maila i załączników: wymiary, materiał, ilości, termin, norma. Brakujące parametry są wypisywane wprost, zamiast być zakładane.
Dopasowanie do katalogu. Wyszukanie pozycji odpowiadających parametrom oraz najbliższych wariantów. Zapytania nietypowe, spoza katalogu, od razu trafiają do konstruktora.
Kalkulacja na aktualnych danych. Pobranie bieżących kosztów materiału, dostępności i warunków handlowych klienta z ERP i CRM, a następnie przeliczenie według obowiązujących reguł marży.
Projekt oferty do akceptacji. Gotowy dokument z rozpisaną kalkulacją i wskazaniem założeń trafia do handlowca. Ten akceptuje, koryguje marżę albo odrzuca — decyzja cenowa zostaje po stronie człowieka.
Miesięczny nakład pracy zespołu technicznego przed wdrożeniem i po nim, przy 71% zapytań z ofertą przygotowaną automatycznie i akceptacją zajmującą około 4 minut. Pozostałe 29% obsługiwane jest jak dotychczas.
Co się zmienia w liczbach
Przy 71% zapytań przygotowanych automatycznie zespół akceptuje 270 ofert po około 4 minuty, czyli 18 godzin, i obsługuje ręcznie 110 zapytań nietypowych, czyli 77 godzin. Razem 95 godzin zamiast 266. Koszt jednego zapytania spada z 38,50 zł do około 16 zł, a miesięczny koszt procesu z 14 630 zł do około 6 100 zł łącznie z kosztem systemu — w skali roku około 102 000 zł.
Ważniejsza bywa druga zmiana. Oferta na zapytanie katalogowe wychodzi tego samego dnia zamiast po dwóch, a zapytania najmniejsze przestają wypadać z kolejki, bo ich przygotowanie nic już nie kosztuje. W procesach zakupowych, w których liczy się kolejność ofert, to przekłada się na przychód — tyle że tej wartości nie da się uczciwie wpisać do rachunku oszczędności, bo zależy od rynku, a nie od wdrożenia. Dlatego trzymamy ją osobno.
Gdzie ten rachunek się nie sprawdza
Pierwsze miejsce: udział zapytań nietypowych. U producenta pracującego głównie na zlecenia indywidualne, gdzie każda wycena wymaga konstruktora, 71% jest nieosiągalne i realniej liczyć 25–35%. Rachunek nadal wychodzi dodatnio, ale okres zwrotu wydłuża się wyraźnie. Drugie: aktualność danych o kosztach materiału. Jeśli ceny w ERP bywają nieaktualne, agent policzy szybko ofertę na złych danych — a to gorsze niż policzenie jej wolno.
Dlatego pierwszym krokiem w takim wdrożeniu nie jest agent, tylko sprawdzenie, jak często i skąd aktualizują się koszty materiału. To zwykle najkrótsza część audytu i najczęściej zmienia zakres pilota.
Najczęstsze pytania
Czy agent wysyła oferty samodzielnie?
Nie w tym procesie. Przygotowuje kompletny projekt oferty z kalkulacją i założeniami, a wysyła go człowiek po akceptacji. Cena jest decyzją handlową i tak ją traktujemy — automatyzujemy pracę prowadzącą do decyzji, nie samą decyzję.
Co z zapytaniami z rysunkami technicznymi?
Agent odczytuje parametry z załączników, jeśli są opisane, i wypisuje wprost te, których nie udało się ustalić. Zapytania wymagające interpretacji rysunku trafiają do konstruktora — z wypełnioną częścią danych, więc jego praca zaczyna się później niż dziś.
Czy da się zacząć od części asortymentu?
Tak i zwykle właśnie tak zaczynamy. Pilot obejmuje jedną grupę katalogową o największym wolumenie zapytań, co pozwala zmierzyć rzeczywisty udział spraw automatycznych, zanim zakres obejmie resztę oferty.