Zamówienia B2B z maila, PDF-a i Excela: platforma, EDI czy agent
W większości hurtowni i firm dystrybucyjnych zamówienie od stałego klienta wygląda tak samo od lat: mail z listą pozycji, PDF z systemu zakupowego albo arkusz Excela z indeksami, których nie ma w Twoim cenniku. Ktoś w biurze obsługi otwiera go, dopasowuje towary i wpisuje do systemu. Są trzy sposoby, żeby to przepisywanie zniknęło, i każdy stawia inne wymagania Tobie i Twoim klientom.
- Zamówienia od innych firm przez stronę, aplikację lub marketplace przyjmuje 12,9% polskich przedsiębiorstw, a przez EDI 3,3%. Reszta przychodzi mailem i telefonem.
- Platforma B2B i EDI wymagają, żeby klient zmienił sposób zamawiania. Agent czyta to, co klient wysyła dziś.
- Przy 600 zamówieniach po 14 minut przepisywanie kosztuje 4 396 zł miesięcznie, a po przejęciu procesu 1 479,20 zł.
Dlaczego zamówienia wciąż przychodzą mailem
Według raportu PARP z lutego 2026 roku zamówienia od innych firm przez stronę internetową, aplikację lub marketplace przyjmuje 12,9% polskich przedsiębiorstw. Przez EDI, czyli automatyczną wymianę dokumentów między systemami, 3,3%, a wśród małych firm 1,6%. Pozostałe zamówienia B2B docierają kanałami, które wymagają człowieka po stronie sprzedawcy.
Powód jest prosty. Kupujący zamawia tak, jak mu wygodnie, a wygodnie jest wysłać to, co wygenerował jego własny system. Każde rozwiązanie, które wymaga od niego zmiany, konkuruje z tym przyzwyczajeniem.
Trzy drogi obok siebie
| Rozwiązanie | Co musi zrobić klient | Jakie zamówienia obejmuje | Kiedy ma sens |
|---|---|---|---|
| Platforma B2B | Założyć konto i zamawiać w Twoim sklepie zamiast wysyłać plik | Tylko te, które klient sam w niej złoży | Wielu klientów z prostymi, powtarzalnymi koszykami |
| EDI | Wdrożyć wymianę dokumentów po swojej stronie i uzgodnić format | Zamówienia od partnerów, z którymi uruchomiono połączenie | Kilku dużych odbiorców z dużym wolumenem, zwykle sieci |
| Agent czytający zamówienia | Nic, zamawia jak dotąd | Maile, PDF-y i arkusze od wszystkich klientów | Wielu klientów, różne formaty, indeksy wymagające dopasowania |
Te rozwiązania się nie wykluczają. Platforma zdejmuje zamówienia od klientów gotowych zmienić nawyk, EDI obsługuje największych odbiorców, a agent przejmuje to, co mimo wszystko nadal przychodzi na skrzynkę.
Co agent robi z jednym zamówieniem
Odczyt. Agent czyta treść maila i załączniki, niezależnie od tego, czy to tabela w PDF-ie, arkusz czy kilka zdań. Wyciąga pozycje, ilości, termin i adres dostawy.
Dopasowanie indeksów. Kody i nazwy klienta zamienia na Twoje indeksy na podstawie historii jego zamówień. Pozycji, której nie da się dopasować jednoznacznie, nie zgaduje.
Sprawdzenie w systemie. Pobiera ceny i warunki handlowe klienta oraz dostępność towaru. Rozbieżność między ceną z zamówienia a cennikiem oznacza przekazanie sprawy człowiekowi.
Zapis albo przekazanie. Zamówienie kompletne trafia do systemu jako dokument do realizacji, a klient dostaje potwierdzenie. Niekompletne ląduje u pracownika z listą tego, czego zabrakło.
Miesięczny koszt wprowadzania 600 zamówień po 14 minut przy stawce 31,40 zł za godzinę, przed przejęciem procesu i po nim. Druga kwota zawiera pracę zespołu nad 120 wyjątkami i opłatę za 600 obsłużonych spraw przy rozliczeniu za sprawę.
Rachunek dla 600 zamówień
Weźmy dystrybutora, który dostaje 600 zamówień miesięcznie i poświęca na każde 14 minut. Przy najniższej krajowej stawce godzinowej, 31,40 zł, to 140 godzin i 4 396 zł miesięcznie, czyli 7,33 zł za jedno zamówienie. Jeśli agent wprowadza sam 80% zamówień, zespołowi zostaje 120 wyjątków i 28 godzin pracy za 879,20 zł. Przy agencie rozliczanym za sprawę opłata za 600 obsłużonych spraw po 1 zł to 600 zł. W firmie zostaje 2 916,80 zł miesięcznie, czyli 35 001,60 zł rocznie.
Poza rachunkiem zostaje koszt pomyłek. Źle przepisany indeks albo ilość to błędna wysyłka, zwrot i korekta faktury, czyli kolejne sprawy dla tego samego zespołu. Agent myli się inaczej niż człowiek: nie ze zmęczenia w piątek po południu, tylko tam, gdzie dane są niejednoznaczne, i dlatego takie pozycje przekazuje, zamiast je wpisywać.
Najczęstsze pytania
Czy agent poradzi sobie z zamówieniem w PDF-ie albo w Excelu?
Tak. Czyta treść maila i załączniki w obu formatach, a pozycje dopasowuje do Twoich indeksów na podstawie historii zamówień klienta. Pozycje niejednoznaczne przekazuje człowiekowi.
Mamy już platformę B2B. Czy agent ma wtedy sens?
Ma, jeśli część klientów nadal zamawia mailem. Platforma obsługuje tych, którzy z niej korzystają, agent pozostałych. Oba kanały zapisują zamówienia w tym samym systemie.
Co z zamówieniami telefonicznymi?
Zamówienie przyjęte przez telefon i tak ktoś zapisuje. Jeśli handlowiec prześle notatkę z rozmowy na wspólną skrzynkę, agent obsłuży ją tak samo jak mail od klienta.